「开会」背后的思考

「开会」背后的思考

在加入飞书之前,我就对「飞阅会」这种新的会议形式有所耳闻,有人说,这是会议的最佳实践。当我加入飞书,亲自体验了「飞阅会」之后,我对于「开会」这件事有了更丰富的认识。

因为它跟我之前参与的会议形式不一样,当我们能够体验一个事物的不同面貌时,这对于我们更好地认识事物本质是有帮助的。

就像我们看到了不同的风景和人,我们就会对这个世界有更多接近本质的认识。

这不是一篇「飞阅会」的布道文,我也不会说因为自己在飞书工作,就要去推广这种形式。我只是想通过关于「开会」的思考与讨论,给到每天深陷会议日程的你一些不一样的启发。

我想聊的第一个话题,是低效会议的危害。

我觉得有一个共识是可以明确的:低效会议,无论是对于组织,还是对于个人,都是一个消耗大于收益的过程。

当我们开了那么多的会议之后,再回过头来想想,开会对于组织的价值,在于通过实时的沟通和协作,确保某些共识被达成。

而这些共识,是当下组织向前发展的助推剂。

低效会议的第一大危害,来自不需要通过开会解决的问题,我称之为「无必要会」。

我们可以问自己,如果一件事不通过开会解决,是不是就找不到更优的解决方案了。带着这个反思,我们会发现产品需求评审是需要开会的,因为协作的角色太多了,实时沟通效率是最高的。但审批这样的事情就没有必要通过开会解决,因为它是一个流程,实时性不太适用于流程。

「无必要会」只要一开,组织效率必然就降低了。长此以往,会养成「会议依赖」,所有问题都要开个会,不开会就没有办法做事儿了。

低效会议的第二大危害是组织成本骤增。

会议是有成本公式的。一个会议的成本 = 参会者的人数 * 参会者的平均时薪 * 会议时间。参与者的级别越高,会议成本越高。

当一个人工作效率降低的时候,组织成本浪费 = 这个人成本的下降,但低效会议的成本跟参会人数直接挂钩。仔细想想,这是有倍增效应在里面的,非常可怕。

最后是情绪危害。

大部分人都希望自己付出的时间能够换来同等价值的回报,但低效会议索取了你的时间,却没有给你回报,在成就感上大打折扣。

更可怕的是,你需要做的事情并不会变少,时间用来开会了,剩下的事情就要通过加班完成,一直这样下去,不仅体力和精力消耗巨大,你整体工作的能效水平都会被拖到极低,你会越来越讨厌这样的状态,直至影响你的工作状态。

谁都想要事半功倍,时间永远是最宝贵的。

那高效会议都是什么样的呢。

我将「会议」这件事抽象出三个环节,通过对环节的逐个分析,我们就能清楚地了解高效会议是怎样的。

会议本质上是一个「针对问题讨论共识,并为执行做好准备」的过程。

在执行过程中,又会出现更多的问题,于是又需要开会,讨论,执行。在这样的循环中,组织目标被逐渐实现。

高效会议必备三个条件:

1、问题是真问题

2、有相关的共识

3、共识可以解决问题

问题是真问题——

这个条件是最难发现的。如果我们开会讨论的问题是一个不值得被讨论的问题,那所有的投入都是浪费,唯一的价值就是发现:这个问题原来不值得被讨论。

是真问题还是假问题,是需要在开会前被解决的。在这里我想引入一个我自己的观点:

开会看起来是过程,但本质上是结果。

「今年增长30%的目标如何达成」,「这个项目失败的原因到底是什么」这些平时司空见惯的会议议题,暗含了一个前提是:这些问题都是值得被讨论的。

「增长30%的目标是合理的目标么」,「这个项目真的是失败的么」,这样的验证性思考,需要在会议前完成,并且给出结论:是的,他们确实是真问题,值得被讨论。

你可能经历过,会议讨论了半天,发现这个问题根本就不存在,那为什么会被拿来讨论呢?因为老板说了,老板提了,所以直接开会讨论,这就是将会议当作过程,而不是结果。真正高效的做法应该是,老板说了,得有人去想:这个问题,需要开会讨论么?

有相关的共识——

达成共识依赖于会议组织与控场的艺术。

毕竟参与者是带有观点和情绪的人,不是机器,因此在遇到争执、分歧、沉默和预料之外的情况时,如何在有限的时间内拿到共识,确实是一门艺术。

在我的组织经验里,达成共识的最好方法,是重复和确认。

不断重复目前已经拿到的结论,并且跟所有人确认。你要让大家知道,你对于共识这件事特别在乎。只有你特别在乎,你才更有可能拿到你想要的结果。

是否有相关的共识,决定于一场会议中,到底有多少时间是在讨论会议制定的议题。

我们经常会说着说着就讨论偏了,「偏题」最常见于两种情况:

1、对不重要的问题做过多讨论;

2、对发散议题做讨论。

不管是哪种,会议组织者都要时刻确保当前的讨论内容,是用来解决会议问题的。

这是一根要时刻把控的弦。

共识可以解决问题——

第三个条件,乍一看是会议决定的,毕竟会议结束后,共识已经确定了,能不能解决问题,也就已经确定了。但事实上,「共识可以解决问题」,重点往往不在于「可以」,而在于「解决」。

开会不会解决任何问题,开会后的执行才能解决问题;共识能不能解决问题,重点在于共识中的结论有没有推进到执行环节。

我猜测,这是绝大多数组织的薄弱环节。

为了解决这个问题,很多组织引入任务的概念,将会议形成的todo,转化成任务,分配到人。但落定过程中我们会发现,会议一多,人一多,每个人跟进任务的效果相差巨大。靠谱一点的,今日事今日毕,不靠谱的,拖一天是一天。

这又是一个组织管理的艺术,但我想说的是,谁最关心谁就应该追到底,制度跟不上的时候,努力来凑。不停地跟,不停地push,一定会很累很委屈,但这是你职业素质的体现。

最后聊聊「飞阅会」。

无论关于「飞阅会」的讨论是怎样的,「飞阅会」已经成为了飞书团队内部开会的主流形式,至少我入职后所有的会议都是基于「飞阅会」完成的。

它的形式其实很简单:

1、会议开始后,大家先默读组织者发出的文档

2、在这段默读期间,如果对自己关心的部分有任何问题,都可以在文档中发表评论

3、默读结束后,依次过文档的评论,并形成会议结论

4、会议结束

在一场「飞阅会」中,文档代替了语言,起到了传达会议主要内容的作用。而观点的碰撞,以评论的方式呈现出来,对于评论的讨论,就是对会议核心内容的讨论。

那「飞阅会」真的能提高效率么,它的局限性又在哪里呢?

对照高效会议的三个条件(1、问题是真问题;2、有相关的共识;3、共识可以解决问题)我们会发现:

「飞阅会」中的会议文档,起到了承载「问题」、「共识」、「行动」等核心环节的作用。

文档的背景里,你需要写清楚问题;评论的形式,最大程度保障大家的讨论与问题本身是相关的;后续的「行动」,有了文档作为参考。

事实上,「飞阅会」通过更充分的准备工作,让会议中讨论内容的范围聚焦在一个相对集中的范围内,这是「飞阅会」提效的主要原因。

因此,有明确讨论主题的会议更适合用「飞阅会」,而主题更发散的会议,比如务虚会、脑爆会,其实是不太适合用「飞阅会」的。因为对于需要创意和发散的会议来说,文档越详细,其对思维的限制作用反而越大。

但工具毕竟只是工具,「飞阅会」作为一种更新颖的会议形式,也只是提供了一种会议的组织方式,一场会议是高效的还是低效的,本质上还是取决于会议组织者的准备工作做得到底如何。

即便是「飞阅会」,一旦会议文档写得不好,可能更多的评论也是于事无补的,甚至起到了「偏题」的相反作用。

因此对于一些企业来说,是按传统方式开会,还是开「飞阅会」,我认为并不是关键。更重要的是树立一种意识:开会是准备的结果,是行动的开始。

所以,早点准备,充分准备,才是不变的道理。作为会议组织者,准备得再充分,也可能会碰上突发事件,从而影响开会效率。

但不做准备,你很可能会陷入低效会议的泥潭。

还是那句话,只有你特别在乎,你才更有可能拿到你想要的结果。

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